Les comparto los conceptos básicos de contabilidad y finanzas que permitan mejorar la administración de su empresa y de sus finanzas personales, para que de esta manera puedan tener un mejor enfoque para la toma de decisiones.

Conceptos básicos de contabilidad y finanzas

A

Accionista: Una persona que posee acciones en una empresa o sociedad mercantil.

Activo: Recurso (bien o derecho) propiedad de un negocio o una persona y que se espera que sea de beneficio en el futuro.

Acumulados: Ver Gastos acumulados y ver Ingresos acumulados.

Anticipos de clientes: Cantidades de dinero en efectivo que se reciben a cuenta de algún servicio que se prestará en el futuro. Cuando se preste el servicio en ese momento futuro, entonces se registrarán como ingresos.

Asiento de ajuste: Asiento en el libro diario que ajusta las cuentas de activo, pasivo, ingresos y gastos al final de cada periodo contable. Estos asientos son necesarios para presentar correctamente la utiilidad y la situación económica y financiera del negocio al terminar cada periodo.

Auditoría externa: Examen que efectúan contadores externos a una entidad y cuyo fin es determinar la veracidad de sus estados financieros de una empresa .

B

Balance general: Estado financiero que expresa la relación de los activos, pasivos y capital contable de una entidad a una fecha específica. Se dice que plasma la ecuación contable (Activo = Pasivo + Patrimonio). También se le conoce como estado de situación financiera.

Balanza de comprobación: Relación de saldos de todas las cuentas, con el fin de confirmar que los saldos deudores y acreedores del mayor general. sean iguales.

C

Capital: Cantidad de recursos aportados por los socios o acumulados de las utilidades de periodos anteriores.

Capital contable: Es el derecho que tienen los socios o propietarios de un negocio sobre los activos de dicho negocio.

Ciclo contable: Conjunto de pasos del proceso contable que inicia con análisis de los documentos y el registro de las operaciones en el libro diario, y que concluye con la preparación de los estados financieros.

Compras: Cuenta donde se registra la mercancía comprada con fines de reventa.

Contabilidad: Sistema que mide en unidades monetarias la actividad de un negocio, expresándo dicha información a través de informes y estados financieros, para que las distintas partes interesadas puedan tomar decisiones.

Contabilidad de costos: Conjunto de actividades de la contabilidad relacionadas con la acumulación y el análisis de información de los costos de producción o prestación de un servicio, con el fin de apoyar la planeación, el control y la toma de decisiones por parte de los gerentes de una empresa.

Contabilidad financiera: Conjunto de actividades de la contabilidad que se relacionan con la elaboración, análisis e interpretación de los informes financieros para uso externo.

Contabilidad gerencial: Conjunto de actividades de la contabilidad relacionadas con la identificación, medición, acumulación, análisis einterpretación de la información económica y financiera utilizada por los administradores para planear, evaluar y controlar la gestión de los recursos de la empresa.

Control: Procesos administrativos que permiten que los gerentes puedan garantizar el logro de los objetivos de la empresa, además del uso eficiente y efectivo de sus recursos.

Costeo estándar: Método de costeo en el cual, con base en criterios científicos y especificaciones técnicas, los costos se asignan a los productos.

Costeo por órdenes de trabajo: Sistema de acumulación de los costos en el cual los distintos costos de materiales, mano de obra y costos indirectos se distribuyen a las órdenes de producción. Se emplea en productos elaborados a la medida.

Costeo por proceso: Sistema de acumulación de costos, en el cual los costos se asignan a los departamentos, centros de costos o procesos. Se emplea cuando se fabrica un producto estandarizado.

Costo: Valor del sacrificio realizado para producir o adquirir bienes o para prestar servicios.

Costo de los artículos manufacturados: Es el costo total de la manufactura de un producto, e incluye el costo de los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.

Costo de artículos vendidos: Costos incurridos en el proceso de producción relacionado con el costo de los artículos vendidos durante un período determinado.

Costo de los materiales empleados: Es el costo de los materiales que se emplearon en la producción de un producto durante un periodo determinado.

Costo de los materiales disponibles para usar: Es el costo de los materiales existentes en el inventario al iniciar un periodo más los materiales comprados en ese periodo.

Costo de mercadería vendida: Costo de las mercaderíaso mercancías vendidas a los clientes durente un periodo determinado. Es el resultado de sumar al inventario inicial las compras netas y los fletes sobre las compras y luego restar el inventario final.

Costo unitario: Es el resultado de dividir el costo total de producción entre el número de unidades producidas.

Costos administrativos: Son los costos relacionados con las actividades de dirección, control y operación de una empresa.

Costos controlables: Son los costos que pueden ser influenciados por los administradores de una entidad o una determinada unidad productiva en determinado período.

Costos de conversión: Son los costos incurridos en la transformación de las materias primas en artículos terminados. Corresponde a la suma de los costos de mano de obra directa más los costos indirectos de fabricación.

Costos de la mano de obra: Es el costo en que se incurre por el empleo del recurso humano en la producción de un artículo o prestación de un servicio, tanto de la mano de obra directa como la indirecta.

Costos de manufactura: Es el costo de producción o fabricación de un artículo.

Costos de mercadeo: Son los costos relacionados con la venta de un producto o servicio. Incluye los costos de salarios de vendedores, publicidad, comisiones, etc.

Costos de oportunidad: Beneficios perdidos al descartar la siguiente mejor alternativa.

Costos del período: Son costos no relacionados directamente con la producción de un producto, sino más bien relacionados con el tiempo.

Costos del producto: Costos de producción directamente relacionados con la fabricación de un producto.

Costos directos: Costos que es posible identificar con los artículos producidos, como los costos de materiales directos y mano de obra directa.

Costos estándares: Costos por unidad en que debe incurrir en determinado proceso de producción y que han sido determinados de manera científica y según especificaciones técnicas.

Costos fijos: Costos cuyo monto total no se relaciona con el volumen de producción (al menos en un rango relevante de producción).

Costos financieros: Son los costos que se relacionan con la obtención de fondos para la operación de la empresa.

Costos indirectos: Costos que no pueden asociarse en forma directa con la producción de los artículos.

Costos indirectos de fabricación: Corresponden a los costos de materiales indirectos, la mano de obra indirecta y todos los demás gastos indirectos de manufactura.

Costos presupuestados: Costos totales en que se espera que incurra una empresa o una de sus unidades durante determinado período.

Costos primos: Costos que se relacionan en forma directa con la fabricación de un producto.

Costos variables: Son los costos cuyo monto varía de acuerdo con el volumen de producción.

Cuentas por cobrar: Activo que representa una promesa de recibir efectivo de los clientes a quienes el negocio ha vendido mercancías o ha prestado servicios a crédito.

Cuentas por pagar: Un pasivo a corto plazo resultado de las compras a crédito de mercaderías y/o materias primas.

D

Depreciación: Cuenta que se emplea para registrar el desgaste de un activo fijo a lo largo de su vida útil.

Dividendos: Parte de las utilidades obtenidas por la empresa que son distribuidas entre los dueños o accionistas de le empresa.

Documentos por cobrar: Activo demostrado por la promesa por escrito de otra parte, que otorga el derecho de cobrar efectivo en un momento futuro.

Documentos por pagar: Pasivo demostrado mediante una promesa por escrito que establece la obligación de hacer un pago en el futuro.

E

Ecuación contable: Herramienta básica de la contabilidad que expresa: Activo = Pasivo + Capital contable.

Empresa comercial: Empresa cuya actividad fundamental consiste en la compra de mercaderías, las cuales vende a sus clientes a un precio mayor que su costo para obtener ganancia.

Estado de cambios en el capital contable: Estado financiero que muestra los cambios en el capital contable de una entidad durante un periodo específico.

Estado de resultados: Estado financiero que expresa la situación económica de una empresa, mostrando la relación entre los ingresos, gastos y utilidad neta de una entidad en un periodo específico. Se le conoce como estado de pérdidas y ganancias.

Estados financieros: Documentos del negocio que presentan información financiera sobre una entidad a su gerencia y a personas y organizaciones externas al negocio.

Estados financieros auditados: Son los estados financieros que han sido sometidos a un proceso de revisión y verificación de la información por parte de contadores públicos independientes a fin determinar la verdadera situación financiera y económica de una empresa en un periodo determinado.

F

Fletes sobre compras: Cuenta en la que se registran los gastos de embarques y otros transportes pagados por el comprador de las mercancías o materias primas.

Fletes sobre ventas: Cuenta en la que se registran los gastos de transporte pagados por el vendedor por envíos de mercancías a clientes.

G

Gastos: Reducción en el capital de una empresa que resulta de las operaciones y del costo de los negocios.

Gastos acumulados: Gastos en que se ha incurrido y que se van acumulando, pero que no han sido pagados o reconocidos en los registros contables.

Gastos de operación: Costos relacionados con la operación de una empresa y que corresponden a sus gastos administrativos, de ventas y generales.

Gastos de ventas: Gastos de operación relacionados con la venta del un producto o servicio.

Gastos generales y de administración: Gastos de operación relacionados con aspectos administrativos, como el personal administrativo.

Gastos pagados por anticipado: Pago de un gasto que cubrirá uno o más periodos futuros. Estos se registran como activos hasta que se venzan o se consuman.

I

Ingresos: Aumento en el capital de una empresa que se gana al vender bienes o servicios a los clientes.

Ingresos acumulados: Ingresos que ya han sido ganados, pero que aun no han sido pagados por el cliente o reconocidos en los registros contables.

Interés: Es el precio pagado por un prestatario o deudor a un prestamista o acreedor por el uso de recursos durante algún tiempo.

Inventario de mercancía: Cuenta que se emplea para el registro de mercancías disponibles al término del periodo contable.

M

Mano de obra directa: Corresponde al esfuerzo físico o mental de toda la mano de obra involucrada de manera directa en la fabricación de un producto terminado y que puede asociarse fácilmente con el producto.

Mano de obra indirecta: Corresponde a la mano de obra que no puede identificarse fácilmente con la producción de un producto o servicio.

Margen bruto: Ver Utilidad bruta.

Materiales directos: Corresponde a los materiales utilizados en la fabricación de un producto terminado y que pueden identificarse fácilmente con el producto.

Materiales indirectos: Corresponde a los materiales empleados en la fabricación de un producto pero que no se identifican fácilmente con el producto o que no están incluidos en el producto mismo.

P

Pasivo: Obligación que posee una empresa, persona o entidad económica con otra persona u organización ajena al negocio.

S

Sistema de inventario periódico: Sistema de inventarios en el cual es necesario el conteo físico de los artículos disponibles, para poder calcular el inventario final de mercaderías o materiales y el costo de las mercancías vendidas o de los materiales usados.

Sistema de inventario perpetuo: Sistema de inventarios que implica el registro continuo de los aumentos y reducciones del inventario, de modo que después de cualquier transacción se puede conocer el costo de las mercaderías o de los materiales empleados y el inventario final de materiales o mercaderías.

Sistema periódico de acumulación de costos: Sistema de acumulación de los costos de producción que suministra sólo información limitada de los costos durante un período y que requiere ajustes periódicos para determinar el costo de los bienes manufacturados.

Sistema perpetuo de acumulación de costos: Sistema de acumulación de los costos de producción y que emplea las cuentas de inventario de materiales, inventarios de producto en proceso y de inventario de artículos terminados.

T

Tasa de interés: Precio pagado por un prestatario o deudor a un prestamista o acreedor por el uso de recursos durante algún tiempo. Es un porcentaje que se cobra del principal, expresada por lo general en términos anuales.

Tasa de interés nominal: Tasa de interés que se indica en un documento financiero, sea un certificado de depósito a plazo o cualquier otro tipo de inversión.

Tasa efectiva anual: Es la tasa de interés capitalizable anualmente, equivalente a una tasa de interés nominal con diferente tipo de capitalización.

U

Utilidad bruta: Utilidad que se obtiene después de restar a las ventas el costo de ventas. Representa la utilidad antes de deducir los gastos de operación y otros gastos e ingresos.

Utilidad de operación: Utilidad que se obtiene luego de restar a la utilidad bruta los gastos de operación.

Utilidad neta: Utilidad que se obtiene luego de rebajar a los ingresos todos los costos y gastos del periodo.